Vad är en Workshop?
Kort sagt: inte ännu ett möte – utan ett fokuserat arbetstillfälle där rätt människor, ett tydligt mål och en genomtänkt process ger resultat samma dag.
En workshop varvar korta genomgångar med tyst arbete, gemensamma avstämningar och beslutspunkter. Tiden är medvetet tajt för att skapa energi, göra prioriteringar synliga och få arbetet att röra sig framåt. Skillnaden märks i rummet: alla kommer till tals, antaganden testas och det otydliga blir tydligt.
En bra workshop slutar med beslut, plan och ansvar – inte fler anteckningar.
Format: från 90 minuters fokuspass till halv-/heldag, eller en serie med hemläxor mellan. På plats, digitalt eller hybrid – alltid med visuella arbetssätt som gör det lätt att tänka tillsammans.
Ni lämnar rummet med: gemensam problembild, prioriteringar ni kan förklara, samt nästa steg med namn och datum.
Så här kan en workshop se ut i verkligheten
Ett mycket vanligt upplägg av workshops är vad som kallas “The 4C-framework” vilket delar upp en workshop i fyra specifika faser;
Collect
Choose
Create
och sist Commit.
Varje fas av workshopen har sina egna spelregler, syften och utföranden. Vi arbetar med tydliga uppgifter samt instruktioner i dessa tidsatta faser och under hela processen visualiseras resonemanget löpande på en tavla eller ett digitalt board, vilket säkerställer att alla deltagare ser samma bild och är med på samma sida genom hela arbetet.
Sidospår parkeras systematiskt för att hålla fokus på huvudfrågan, konflikter hanteras på ett konstruktivt och respektfullt sätt, och varje moment avslutas med en konkret och tydlig liten leverans som bidrar till att driva processen framåt till nästa steg.
Vi kan använda detta ramverk för att ge en ytterligare förklaring i hur våra facilitatorer genomför workshops!
Scenario:
En pressad chef behöver hjälp att få sin arbetsgrupp på fötterna igen efter en längre period av problem, gnissel och allmän dålig stämning.
Problemen som arbetsgruppen upplever är svåra att identifiera och inte alltid de lättaste att beskriva.
Arbetsgruppen består av tolv (12) medarbetare och en extern konsult. Snittåldern i denna grupp är cirka 20-25.
Just detta scenario är fiktivt, men är baserat på verkliga uppdrag.
Vårt föreslagna upplägg:
En heldagsworkshop på plats hos företaget i en större möteslokal. Vår facilitator leder arbetsgruppen genom två beprövade workshop-mallar.
Förmiddag: Problem Radar
Eftermiddag: Root Cause Jam
Enligt överenskommelse med chefen så är förmiddagens deltagare begränsat till enbart arbetsgruppen.
Chefen deltar på eftermiddagen.
Så här kan Problem Radar gå till:
1
Öppna
Denna, likt många andra Workshops, öppnas med en så kallad isbrytare. Detta är en avslappnad men även inbjudande första övning, likt en uppvärming.
Efter denna uppvärmning så leds gruppen in i en övning som kallas Sail Boat. Här får respektive deltagare skriva av sig på lappar om vad som fungerar bra eller dåligt.
Om lappen innehåller något dåligt så sätts den under vattenytan, annars ovan vattnet om det är en bra lapp.
2
Prioritera
Efter att alla åsikter, problem eller annat har skrivits av på lappar kommer respektive deltagare att få ett antal röster.
Man ska alltså rösta på det som man anser vara viktigaste eller har störst påverkan.
Man får rösta på sina egna lappar och man får rösta på samma flera gånger om så önskas.
Efter röstningen så sorterar Facilitatorn fram de lappar som har flest antal röster i fallande ordning.
3
Utforska
Facilitatorn bjuder nu in alla delatare att var och för sig skriva lappar med sina förslag på respektive framröstad lapp.
Denna övning kan repeteras så många gånger som behövs. Det viktiga är att gruppen skapar sina egna förslag.
Deltagarna får också sin chans att presentera sina förslag inför gruppen, här välkomnas diskussioner och konstruktiva dialoger.
4
Besluta
Vid detta laget har alla deltagare fått sin chans att bidra med vad som inte står rätt till.
Alla deltagare har också prioriterat vad som är viktigast.
Samt alla deltagare har även bidragit med sina förslag på lösningar.
Nu behöver gruppen tillsammans avgöra vem som ska göra vad, när det ska göras och vad som ska göras.
Workshopens facilitator hjälper gruppen att anteckna alla beslut på en tavla, i anteckningsblock eller på annat sätt.
Resultat:
Input:
En arbetsgrupp som upplevt motgångar och problem utan möjlighet att sätta fingret på vad som faktiskt stört dem.
Utput:
En tydlig lista på saker som behöver åtgärdas. Gruppen har tillsammans skapat listans innehåll samt kommit överens om en prioriteringsordning.
Nästa steg:
Gå till botten av de tre högst prioriterade sakerna och ta fram gemensamma lösningsförslag genom vår Root Cause Jam-workshop
Vad mer kan man göra med work shops?
-
Tuffa avvägningar utan rundgång.
Vi identifierar risker, sannolikhet/konsekvens och lägger en enkel strategi per risk: acceptera, reducera, dela eller undvika.
Svårprioriterade frågor landas med en beslutsmatris och dokumenterade kriterier, så att beslut går att försvara och repetera.
-
Ta lärdom av det som hänt – och ta verkliga steg mot förbättringar.
Vi summerar vad som fungerat och vad som blockerar, men stannar inte där. För varje insikt beslutas en åtgärd, en ägare och ett datum.
Nästa retro börjar med att följa upp utfallet, så att lärandet faktiskt blir praktiskt.
-
Mindre slöseri, mer flyt.
Genom att visualisera flöden, handoffs och väntetider blir flaskhalsar och onödiga loopar synliga.
Gruppen fattar beslut om vartenda steg: behålla, förenkla eller ta bort – och sätter en tidsatt plan för de tre viktigaste förbättringarna.
-
Spelregler som minskar friktion och sparar tid.
Roller, mandat, beslutsgång och mötesritualer tydliggörs. Vi formulerar beteenden i klarspråk (“så här jobbar vi”) och bestämmer hur vi följer upp.
Resultatet är ett förankrat teamkontrakt som faktiskt används, inte en PDF som glöms bort.
Format & upplägg
Olika mål kräver olika vägar. Vi designar allt från 30–90 min fokuspass till halvdagar, heldagar, serier och sprintar. Valet styrs av uppgift, tid och vilka beslut som ska kunna fattas. Gemensamt för alla upplägg: tydlig struktur, aktivt arbete och konkreta nästa steg.
Är du osäker på vad som passar?
Läs mer om våra olika upplägg nedan!
Korta workshops (30-90 minuter)
Ett skarpt, måldrivet arbetspass för en snävt definierad fråga. Vi ringar in läget snabbt, synliggör alternativ och landar i ett ställningstagande.
Strukturen är tight med tidsatta moment som håller energi och fokus.
Formatet passar när något måste lösas nu – utan att boka om halva kalendern.
Mest efterfrågad!
Halvdag
Fyra timmar som tar gruppen från otydlighet till gemensam problembild och prioriteringar.
Vi klargör mål, avgränsar och
bestämmer vad som faktiskt ska göras.
Halvdagen räcker för att fördela ansvar och boka första stegen, så att arbetet fortsätter direkt efter sessionen.
Heldag
När frågan är komplex eller berör många intressenter.
Dagen ger utrymme för fördjupning, idéarbete och förankring av beslut.
Vi arbetar igenom beroenden, risker och resurser och formulerar en beslutad plan
som håller i vardagen.
Sprintar
Ett intensivt upplägg som sträcker sig mellan tre till fem dagar (eller mer) för att ta ett komplext spår från hypotes till testad prototyp och beslut – på dagar, inte månader.
En tvärfunktionell grupp i liten skala arbetar i tydliga tidsboxar med en neutral facilitator som håller riktning och tempo.
Passar när osäkerhet är hög, ledtid är kritisk eller ett nytt erbjudande behöver verifieras snabbt (produkt, tjänst eller process).
Serie
Ett upplägg för större förflyttningar.
Vi bryter ned målet i delsteg och varvar workshops med enkla hemläxor för att skapa momentum.
Mellan passen följer vi upp lärdomar och hinder, justerar riktningen och bygger nya arbetssätt som faktiskt sätter sig.
För ännu mer flexibilitet kan vissa workshops vara på plats och vissa vara digitala! Samt köra flera halvdagar över flera veckor.
Konferens och kick-off
Större forum där bra facilitering gör skillnaden.
Genomtänkta flöden, effektiva breakouts och tydliga vägar framåt knyter ihop många perspektiv utan att tappa riktning.
Perfekt för att skapa delaktighet, idéer och gemensamma beslut som går att omsätta i praktiken.
Mest flexibel!
Skräddarsydda upplägg
Formatet designas efter ert mål, era ramar och beslutsnivå. Längd och takt väljs utifrån uppgiften – från korta fokuspass till halvdag, heldag, serie eller sprint. Vi kan hjälpa till med facilitering på så väl Svenska som Engelska, vad som än passar er bäst.
Kan vi köra digitalt? Inga problem.
Har ni inga egna lokaler som passar? Självklart hjälper vi till att boka en lämplig sådan!
Inför start görs en kort förstudie: vi ringar in syfte, deltagare, beroenden och vilka beslut som ska kunna fattas. Därefter tas en skräddarsydd agenda fram med rätt metoder, material och logistik – precis så mycket struktur som behövs.
Genomförandet kan kompletteras med förberedelser för ledningsgrupp/nyckelpersoner, co-facilitering och uppföljande coachning.
Leveransen omfattar dokumentation (insikter, beslut, åtgärder), mallar/checklistor och en enkel plan för nästa steg
En trygg och strategisk lösning!
Löpande facilitering
Ett kontinuerligt samarbete där samma facilitator lär känna er kontext, håller riktning och tempo mellan mötena och ser till att beslut faktiskt blir genomförda. Upplägget kombinerar återkommande arbetspass med korta uppföljningar och snabb hjälp när något hakar upp sig — utan att ni behöver starta om varje gång.
Så funkar det i praktiken: vi sätter en enkel rytm (t.ex. kvartalsplanering, en halvdag per månad och korta check-ins däremellan). Varje cykel anpassas efter läget: ibland behövs prioritering och vägval, ibland prototypdagar eller stöd till ledningsgruppen. Ni får förutsägbar kapacitet och budget, men tillräcklig flexibilitet för verkligheten.
Detta passar särskilt bra när ni vill bygga nya arbetssätt, driva en portfölj av initiativ eller hålla flera team samspelta över tid.
Effekten blir mindre rundgång, färre ad hoc-möten och mer värde ur varje timme ni samlas.
Möten utan beslut?
Byt format.
En faciliterad workshop ger beslut, ansvar och tydliga nästa steg – samma dag.
Redo att komma vidare? Boka ett kostnadsfritt samtal så föreslår vi rätt format och tidplan.
Prata med en facilitator!
Inte redo att boka ännu?
Beskriv kort vad ni vill åstadkomma så återkommer vi med ett förslag på upplägg oftast inom 24 timmar.
Detta kontaktformulär innebär inget bindande uppdrag och är bara en konsultation.
Vi kan ses digitalt eller på plats och anpassar formatet efter mål, tid och beslutsnivå.
Tips: 2–3 meningar om ert nuläge och vad som skulle vara “bra nog” efter en första workshop räcker långt.
Vi använder dina uppgifter enbart för att svara på din förfrågan.
Läs mer i vår integritetspolicy.